กรณีศึกษาที่ 11-1 : ธุรกิจอะไหล่ยนต์

กรณีศึกษาที่ 11-1 : ธุรกิจอะไหล่ยนต์
บริษัททำธุรกิจอะไหล่ยนต์แห่งหนึ่งซึ่งมีที่ตั้งอยู่แถวหลังวัดเทพศิรินทร์ มีเป้าหมายในการเป็นผู้จัดจำหน่ายอะไหล่ยนต์รถญี่ปุ่นทุกยี่ห้อ บริษัทมีการนำระบบ ERP มาใช้เพื่อรับรองการขยายตัวของบริษัทในอนาคตและเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดจากการบริหารสินค้า มาตรฐานข้อมูลรหัสอะไหล่ยนต์ และความล่าช้าในการบริหารและให้ข้อมูลข่าวสารกับลูกค้า

การบริหารคลังสินค้า
บริษัทจัดเก็บสินค้าทั้งหมดไว้ภายในบริษัท มีการจัดทำรหัสสดีอกว่าเก็บอยู่จุดใด จัดทำชั้นวางทำรอกขนส่ง แต่ยังไม่สามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้คุ้มค่าจึงจัดคิวให้รถนำสินค้าออกตอนเช้าและนำสินค้าเข้าตอนบ่าย

มาตรฐานข้อมูลรหัสอะไหล่ยนต์
เดิมบริษัทขายแต่อะไหล่รถอีซูซุ การออกแบบทุกอ่างจะอิงกับมาตรฐานของอีซูซุ เช่น รหัสอะไหล่ของอีซูซุ มีไม่เกิน 10 หลัก ต่อมามีการขยายฐานสินค้าออกไป พบว่ารหัสอะไหล่รถญี่ปุ่นบางยี่ห้อ เช่น นิสสัน มีรหัสอะไหล่ไม่เกิน 10 หลักเช่น แต่รถยี่ห้ออื่นๆ มีการใช้รหัสอะไหล่ที่แตกต่างกัน เช่น ฮอนด้า มีรหัสอะไหล่มากกว่า 10 หลัก

การบริหารและให้ข้อมูลข่าวสารกับลูกค้า
ลูกค้าของบริษัทมีอยู่ทั่วทุกภาคในประเทศไทย การให้ข้อมูลข่าวสารต่างๆ ไปถึงลูกค้าไม่พร้อมกันทำให้เกิดภาพความไม่เป็นกลางขึ้น เช่น ข่าวสารส่งเสริมการขายของบริษัท ลูกค้าที่นครราชสีมาทราบข้อมูลข่าวสารจากมีมงานขายในวันนี้ก็จะสั่งสินค้า ตามรายการส่งเสริมการขายในวันนี้ทันที ขณะที่อีก สองวันถัดมาทีมงานขายจะไปที่หนองคาย ทำให้ลูกค้าที่หนองคายได้รับข้อมูลล่าช้าซึ่งบางครั้งเมื่อสั่งสินค้าตามรายการส่งเสริมการขายแต่สินค้าจำหน่ายหมดแล้ว หรือในกรณีอื่น เช่น ลูกค้าโทรศัพท์มาจากต่างจังหวัดเพื่อขออนุมัติก็จะต้องให้ลูกค้ารอวันรุ่งขึ้นเพราะจะต้องบอกโปรแกรมเมอร์ให้แก้ไขระบบตอนเย็น ดังนั้นส่วนลด จึงจะเปลี่ยนในวันถัดไป

เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าวผนวกกับตั้งเป้าหมายสู่การเป็นผู้จัดจำหน่ายอะไหล่ยนต์ทั้งของญี่ปุ่นและยุโรปบริษัทจึงนำไอทีมาเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่จะช่วยให้บริษัทเดินไปถึงเป้าหมาย มีการเปลี่ยนซอฟต์แวร์จาก BICARSA มาเป็นระบบ ERP ที่ชื่อ INFNIUM ลงทุนเช่าพื้นที่และสร้างคลังสินค้าแห่งใหม่เพื่อรองรับการบริหารจัดการร่วมกับซอฟต์แวร์ ติดตั้งและพัฒนาระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) รวมทั้งจัดซื้อและติดตั้งอุปกรณ์คอพิวเตอร์ให้กับลูกค้าอีก 70 ชุด ปัญหาข้อจัดเรื่องข้อมูลของระบบเก่าถูกแทนที่ด้วยระบบใหม่ ผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลส่วนลดได้ทันทีโดยไม่ต้องรอวันถัดไปและยังสามารถตรวจดูยอดการสั่งซื้อของลูกค้าว่าตรงกับที่ตกลงไว้หรือไม่ ระบบยังสามารถแจ้งเตือนให้ทั้งลูกค้าและบริษัททราบหากยอดการสั่งซื้อยังไม่ถึงระดับที่กำหนด การทำงานต่างๆ มีความสะดวกเพิ่มขึ้นและสามารถตอบสนองลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

คำถาม
1. บริษัทมีวัตถุประสงต์อย่างไรในการนำเอาระบบ ERP มาใช้
ตอบ - 1.1 มีวัตถุประสงค์เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัทในอนาคต
1.2 แก้ปัญหาที่เกิดจากการบริหารคลังสินค้า มาตราฐานข้อมูลรหัส อะไหล่รถยนต์
- คลังสินค้าทั้งหมดจะอยู่ภายในบริษัท มีการจัดทำรหัสว่าสินค้าอยู่ที่จัดใด แต่ก็ยังไม่สามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้คุ้มค่าจึงต้องจัดคิวให้รถนำสินค้าออกมาตอนเช้าและนำสินค้าเข้าตอนบ่าย
1.3 การบริการและการให้ข้อมูลข่าวสารกับลูกค้า
- ลูกค้าของบริษัทมีอยู่ทั่วประเทศไทย การให้ข้อมูลข่าวสารต่างๆจึงไม่ทั่วถึงและพร้อมเพียงกัน บางแห่งอาจจะได้ข้อมูลข่าวสารวันนี้แต่บางแห่งอาจจะได้วันพรุ่งนี้หรือวันถัดไป เหตุนี้เอง เลยอาจจะทำให้บริษัทเสีย เครดิต


2. ยกตัวอย่างปัญหาที่เกิดขึ้นก่อนนำเอาระบบมาใช้และเมื่อใช้ระบบ ERP แล้วสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร
ตอบ - 2.1 ปัญหา การให้บริการและข่าวสารเกิดความล่าช้ากับลูกค้า ก็คือ ลูกค้าที่นครราชสีมาทราบข้อมูลข่าวสารจากทีมงานขายว่าจะสั่งสินค้าตามรายการที่ส่งเสริมการขายในวันนี้ได้ทันที ขณะที่ในอีกสองวันถัดมาทีมงานขายไปที่หนองคาย ทำให้ลูกค้าที่หนองคายได้รับข้อมูลล่าช้าซึ่งบางครั้งเมื่อสั่งสินค้าตามรายการส่งเสริมการขายแต่สินค้าจำหน่ายหมดแล้ว ก็อาจจะทำให้บริษัทเสียเครดิตอีกเช่นกัน
การแก้ปัญหา มีการเปลี่ยนซอฟต์แวร์มาเป็นระบบ ERP ชื่อว่าINFINIUM ระบบนี้สามารถแจ้งเตือนให้ทั้งลูกค้าและบริษัททราบหากยอดการสั่งซื้อยังไม่ถึงระดับที่กำหนด อีกทั้งบริษัทยังเพิ่มอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ให้กับลูกค้าอีก 70 ชุด ปัญหาข้อจำกัดเรื่องข้อมูลของระบบเก่าถูกแทนด้วยระบบใหม่
2.2 ปัญหา ข้อมูลข่าวสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในคลังสินค้าภายในบริษัท ถึงแม้จะมีการจัดสต๊อกใส่เลขรหัสเท่าใดก็ตามก็ไม่อาจที่จะสามารถทำใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้คุ้มค่า
การแก้ปัญหา เชื่อพื้นที่และสร้างคลังเก็บสินค้าแห่งใหม่เพื่อรองรับการบริหารจัดการร่วมกับซอฟต์แวร์ ติดตั้งและพัฒนาระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce)